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Das Online-Findbuch ist Ergebnis einer Retrokonversion (Abschrift) von Karteikarten, die im Bezirksparteiarchiv der SED Erfurt angefertigt wurden. Eine archivische Bearbeitung und Erschließung erfolgte in den vergangenen Jahren für einen Großteil der Sekretariatsprotokolle. Die Arbeiten werden sukzessive fortgesetzt. Insgesamt sind 4680 Verzeichnungseinheiten im Online-Findbuch verfügbar. Rund 500 Verzeichnungseinheiten enthalten schutzfristrelevante Angaben und stehen nicht online. Weitere rund 5.900 Verzeichnungseinheiten aus der Altregistratur sind nur in der Datenbank vor Ort recherchierbar. Die Laufzeit der Akten der Altregistratur erstreckt sich über den Zeitraum von 1946 bis 1990, wobei mehr als 70 Prozent die 1980er Jahre betreffen.

Die Retrokonversion erfolgte in den Jahren 2014 und 2015 durch ein Schreibbüro. Im Zuge dessen wurden Abkürzungen weitgehend aufgelöst und die neue Rechtschreibung verwendet. Eine inhaltliche Überarbeitung, Überprüfung der Datierung sowie zeitgemäße Erschließung stehen für einen Großteil der Akten noch aus. Das betrifft vor allem die Tilgung der durch die Karteikarten-Erfassung vorkommenden Wiederholungen und sprachlichen Eigenheiten, wie umständliche, ideologisch geprägte Formulierungen. DDR-typische Formulierungen wurden, sofern ein Sprachverständnis gegeben war, beibehalten, um den zeitgenössischen Duktus zu wahren und eine Suche nach den Begriffen zu ermöglichen, die auch im Archivgut selbst Verwendung finden. Überdies wurden bei der Retrokonversion dem Titel nachgestellte Angaben über enthaltene Materialien nicht grundsätzlich in Titel und Enthält aufgeteilt. Auch in diesen Fällen sind Verständnis und Recherchemöglichkeit gegeben (z. B. "Sozialistischer Wettbewerb in Industrie und Handel Konzeptionen, Beschlüsse und Programme").

In einem zweiten Schritt wurden die Sekretariatsprotokolle der Zeitscheiben 1952-1962, 1962-1967, 1968-1971, 1982-1986 sowie 1987-1989 durch Praktikanten und wissenschaftliche Hilfskräfte insoweit verzeichnet, als die jeweiligen Tagesordnungspunkte vollständig dokumentiert sind. Nur ein Teil der Protokolle erhielt eine Tiefenverzeichnung mit detaillierten Inhaltsangaben. Das betrifft in erster Linie enthaltene Beschlussvorlagen oder Medien, wie Zeitungen, Zeitschriften oder Fotografien.
Die Tiefenverzeichnung für die Sekretariatsprotokolle der Zeitscheiben 1972-1976 und 1977-1981 steht noch aus und wird schrittweise umgesetzt. Nach Abschluss dieser Maßnahme werden alle neuen Daten zeitnah im Online-Findbuch ergänzt.

Stand: Februar 2017 (aktualisiert: August 2022)

GND: http://d-nb.info/gnd/2022109-5