Das »Archivportal Thüringen« verwendet JavaScript, um für den Benutzer möglichst viel Komfort bereitstellen zu können. Die Bedienung der Website ist auch ohne JavaScript möglich, allerdings wird die volle Funktionalität erst bei einem Web-Browser mit eingeschaltetem JavaScript erreicht.
Direkt unter dem Seitenkopf befindet sich die so genannte Brotkrumennavigation. Sie bildet stets ab, an welcher Stelle im System Sie sich gerade befinden. Durch Klicken einzelner Elemente können Sie direkt zu der jeweiligen Stelle springen.
Über diese Links finden Sie einen direkten Einstieg in die oberste Hierarchieebene der im Datenbestand gespeicherten Archivdaten. Die einzelnen Archive sind hier zunächst in verschiedenen Gruppen zusammengefasst. Ausgenommen davon ist der Link »Ortsregister«. Hierüber erreichen Sie eine Liste aller Orte in Thüringen, welche hier mit einem oder mehreren Archiven vertreten sind sowie allen dem jeweiligen Ort zugeordneten Archive.
Klicken Sie auf einen der Links zu den Archivarten (beispielsweise »Kreisarchive«), dann kommen Sie zunächst zu einer Seite mit einem einleitenden Text zur gewählten Archivart. Hier finden Sie oben rechts einen Button mit der Aufschrift »Zur Übersicht«,
welcher Sie zur Liste mit den zur Archivart gehörigen Archiven bringt.
Hier wird eine Liste aller zu einer Archivart gehörigen Archive angezeigt. Mittels der Alphabetleiste am Seitenanfang können Sie die Archive nach Anfangsbuchstaben des Ortes getrennt anzeigen lassen. Unterstrichene Buchstaben sind dabei anklickbar, zu ausgegrauten gibt es keine entsprechenden Ortsnamen.
Klicken Sie einen der Listeneinträge an und gelangen zu:
Auf dieser Seite erhalten Sie allgemeine Informationen zum einzelnen Archiv wie Adressen, Telefonnummern und Öffnungszeiten.
In der rechten Hälfte ist zu vielen Archiven eine Fotografie, meist mit einer Ansicht des Archivs oder einer der Archivalien, angezeigt.
Darunter finden Sie einen Bereich mit verschieden Buttons:
Hier wird in einer hierarchischen Liste eine Übersicht aller zum Archiv gespeicherten Bestände einschließlich ihrer Position in der Archivtektonik abgebildet.
Da diese Listen mitunter sehr lang sein können, werden sie zunächst in einer reduzierten Ansicht gezeigt. Sie können einzelne Elemente durch Klicken aufklappen und erreichen so untergeordnete Elemente. Mit den beiden Buttons am Seitenanfang können Sie alle Elemente auf- oder zuklappen.
Durch Klicken auf einen der Links der unteren Ebene gelangen Sie zu…
Hier werden folgende Informationen angezeigt: Laufzeit, Umfang, Findmittel, Inhalt. Ist bereits ein Online-Findbuch vorhanden, so kann dieses von hier aus geöffnet werden.
Die Suchfunktionen des Thüringer Archivportals bieteen Ihnen die Möglichkeit, gezielt in den Bezeichnungen, Beschreibungen und (sofern vorhanden) in den Online-Findbüchern von Archivbeständen in Thüringen zu recherchieren.
Ihre Suche können Sie jederzeit über den Link »Erweiterte Suche« verändern/verfeinern. Das System »erinnert« sich dabei an vorhergehende Eingaben. Diese bleiben nur während der bestehenden Sitzung erhalten und werden anschließend automatisch gelöscht. Es erfolgt keine weitere Auswertung oder Speicherung Ihrer Suchanfragen.
Alle Suchbegriffe müssen mindestens 3 Zeichen lang sein. Die Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt.
Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein, die ein Ergebnistext enthalten soll. Die Ergebnisse enthalten mindestens einen, im Idealfall alle gesuchten Begriffe.
Es wird an dieser Stelle zwischen 2 Arten von Suchen unterschieden. Zum Einen die Haupt-Suche und zum Anderen die Findbuch-Suche.
Die Haupt-Suche verwenden Sie immer, wenn Sie sich auf der Hauptseite des Archivportals befinden. Klicken Sie auf einen Findbucheintrag, öffnet sich dieser Eintrag in einem
neuen Fenster. Erkennen können Sie das an der Überschrift »Findbuch-Ansicht«. Hier suchen Sie mit der Findbuch-Suche.
In der Hauptsuche wird nach ganzen Wörtern gesucht. Mehrere durch Leerzeichen getrennte Ausdrücke sind erlaubt. Sind die gesuchten Begriffe nicht genauso in der Datenbank enthalten, werden keine Treffer gefunden. Z. B. wenn Sie nach "amtlich gemeldet" suchen, werden keine Treffer angezeigt, weil in der Datenbank der Eintrag "amtlich gemeldetE" existiert. Diese Suche ist sehr schnell, wenn man die zugrundeliegende große Datenmenge bedenkt. Jedoch kommt es auch asu diesem Grund zu abweichenden Ergebnissen zwischen der Findbuch-Suche und der Haupt-Suche.
Die Findbuch-Suche ist eine Volltext-Suche. Mit dieser Methode werden nicht nur einzelne Wörter gesucht, sondern auch Teilwörter. Eine Suche nach "arten" wird auch "Garten" zu den Treffern zählen. Die Findbuch-Suche ist somit tolleranter und liefert in einigen Fällen mehr Ergebnisse als die Haupt-Suche.
Die strukturierte Suche hilft Ihnen, wenn Sie die Bestände ohne einen konkreten Suchbegriff durchsuchen wollen.
Dabei gelangen Sie zu Beginn zur Archivauswahl, wo Sie zunächst die Art des Archivs sowie anschließend das konkrete Archiv auswählen.
Nach Auswahl des Archivs gelangen Sie zu einer hierarchischen Ansicht, hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Mit Klick auf 
öffnen sie die Ebene und mit Klick auf 
können Sie diese wieder schließen.
So können Sie durch die gesamte Hierarchie navigieren.
Bei Beständen ist eine Detailansicht verfügbar, welche durch Klick auf die Bezeichnung eingesehen werden kann.
Sofern für einen Bestand ein Online-Findbuch hinterlegt ist, kann dieses durch Klick auf das entsprechende Symbol
geöffnet werden.
Die erweiterte Suche gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Suche zu spezifizieren und auch, gezielt in den Bestandsbeschreibungen bestimmter Archive zu suchen.
Ein Suchergebnis muss alle in dieses Feld eingegebenen Begriffe enthalten.
Beispiel: Die Eingabe von »weimar goethe« findet alle Bestandsbeschreibungen, welche die Begriffe »Weimar« und »Goethe« enthalten, jedoch keine, in denen einer dieser Begriffe fehlt.
Hier können Sie eine zu findende Wortgruppe, also etwa einen Satzteil oder einen ganzen Satz eingeben, der genau in dieser Wortfolge enthalten sein muss.
Beispiel: Die Eingabe von »Angeschlossen sind Akten der Finanzämter« findet alle Ergebnisse mit dieser Wortgruppe, aber nicht beispielsweise »Angeschlossen waren Akten der Finanzämter« und keine Einträge, die nur »Akten« oder »Finanzämter« enthalten.
Ein Suchergebnis muss mindestens eines der eingegebenen Wörter enthalten. Dieses Feld übernimmt automatisch Eingaben aus dem Suchfeld oben rechts auf jeder Seite.
Beispiel: Die Eingabe »Weimar Goethe« findet alle Bestandsbeschreibungen, welche »Weimar« oder »Goethe« oder beide Begriffe enthalten.
Um eine Ergebnismenge weiter einzuschränken, können Sie hier ein Wort oder mehrere Wörter angeben, die ein Suchergebnis nicht enthalten darf. Diese Einschränkung erfordert eine Eingabe in eines der drei schon beschriebenen Felder.
Beispiel: Die Eingabe »Weimar Goethe «im Feld »mit allen Wörtern« und »Jena« im Feld »ohne die Wörter« findet alle Bestandsbeschreibungen, welche »Weimar« und »Goethe« enthalten, davon jedoch nur die, welche nicht das Wort »Jena« enthalten.
Um nur Datensätze zu finden, deren Laufzeit innerhalb eines bestimmten Zeitraumes liegt, geben Sie hier Jahreszahlen ein.
Beispiel: Die Eingabe von »Goethe« im Feld »mit irgendeinem der Wörter«, sowie die Eingabe von »1800« in das Feld »Laufzeit Von« und »1830« in das Feld »Laufzeit Bis« findet alle Einträge, welche "Goethe" enthalten und eine Laufzeit im Bereich von 1800 bis 1830 haben.
Mit Hilfe dieses Feldes können Sie die Suche auf Datensätze mit einer bestimmten Signatur eingrenzen.
Beispiel: Die Eingabe von »4550« in das Feld »mit Signatur« findet alle Akten mit dieser Signatur, u.a. im Thüringischen Hauptstaatsarchiv Weimar die Nr. 4550 des Bestandes Hofmarschallamt.
In diesem Feld können Sie Ihre Suche auf ausgewählte Archive beschränken. Wählen Sie ein Archiv durch Anklicken aus. Um mehrere Archive auszuwählen, halten Sie die Taste »Strg« beim Klicken gedrückt. Um ein Archiv wieder abzuwählen, halten Sie ebenfalls diese Taste gedrückt. Die rot geschriebenen Archivarten dienen nur zur optischen Gliederung und werden bei der Suche nicht berücksichtigt.
Hier können Sie einstellen, wie viele Ergebnisse pro Seite angezeigt werden sollen. Auch diese Einstellung wird während Ihrer laufenden Sitzung »gemerkt«.
Sollte eine Suche mehr Ergebnisse enthalten als Sie unter »Anzeigen« eingestellt haben, wird die Ergebnisliste auf mehrere Seiten aufgeteilt. Sie haben die Möglichkeit, über die Seitennavigation am Anfang und am Ende der Ergebnisliste zu den anderen Seiten der Ergebnisliste zu navigieren.
In der Ergebnisliste wird der Name des Treffers sowie ein Auszug des Textes angezeigt. Handelt es sich bei dem Treffer um eine Systematik oder eine Verzeichnungseinheit, so wird durch Klick auf den Text das dazugehörige Online-Findbuch geöffnet. In der Ergebnisliste werden die einzelnen Ebenen bis zum Treffer abgebildet. Suchbegriffe werden farbig markiert.
Zusätzlich wird ein Pfad angezeigt, welcher die Zugehörigkeit eines Bestandes zu einem Archiv abbildet. Die einzelnen Bestandteile dieses Pfades sind anklickbar und führen zum jeweiligen Element.
In Online-Findbuch-Ansicht steht Ihnen die Option der Volltextsuche zur Verfügung. Die Suche erfolgt durch das Eintragen des Suchbegriffes in das Texteingabefeld, das sich oben rechts, genauso wie auf der Hauptseite, befindet, und das anschließende Drücken der Eingabetaste oder einen Klick auf "Suchen". Die Suche beschränkt sich stets auf das gerade geöffnete "Online-Findbuch", und durchsucht dessen Systematiken und darin enthaltene Archivgüter. Andere Daten als diese werden von der Suche nicht erfasst. Treffer unter den Archivgütern oder Systematiken, in denen Treffer gefunden worden sind, werden in gelber Farbe hervorgehoben.
Es besteht die Möglichkeit, nach mehreren Suchbegriffen zu suchen wie z. B. "Goethe Weimar", indem diese durch Leerzeichen getrennt werden, jedoch gibt es keine Unterstützung von Operatoren wie "AND", "OR", "NOT" oder Klammerung.
An verschiedenen Stellen des Archivportals haben Sie die Möglichkeit, Einträge zu Ihrer Merkliste hinzuzufügen.
Das System wird sich während Ihres Aufenthaltes auf der Seite alle Merklisteneinträge merken, es sei denn, Sie entfernen diese wieder.
In der Beständeübersicht und auch in der Suche finden Sie das Diskettensymbol 
. Durch einen Klick auf dieses wird das Element in die Merkliste aufgenommen.
Nach dem Hinzufügen eines Elements in die Merkliste, erscheint die Meldung "Zur Merkliste hinzugefügt" hinter dem betreffenden Element und die Merkliste in der Menüleiste orange hinterlegt.
Die Merkliste enthält nun das von Ihnen gespeicherte Element.
Die Merklisten-Ansicht bietet ihnen folgende Funktionen:
Durch Klick auf Leeren löschen Sie Alle Einträge in der Merkliste.
Durch Klick auf 
löschen Sie den gewählten Eintrag aus der Merkliste.
Die Dritte Möglichkeit besteht darin, mit Hilfe der Checkboxen Einträge auszuwählen und diese mit Hilfe des Ausgewählte Löschen - Buttons zu löschen.
Durch Klick auf einen Eintrag in der Merkliste gelangen Sie, sofern vorhanden, zu dessen Detailseite.
Mit Hilfe des Drucken - Buttons gelangen sie zur Druckansicht, hierbei werden alle anderen Navigationselemente ausgeblendet, um ein möglichst gutes Druckergebnis zu erzielen.