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Die Urkunden stammen aus dem Amtsarchiv Römhild, gelangten von dort an das Landratsamt in Hildburghausen und wurden durch Verfügung des herzoglichen Staatsministeriums vom 12. bzw. 30. März 1909 der Zinck-Mattenbergischen Sammlung zugewiesen. So wurde vermieden, daß sie Teil des Gemeinschaftlich Hennebergischen Archivs wurden und auf diese Weise in das Miteigentum des Königreichs Preußen gelangten.
Diese Entscheidung, ausschließlich von politischen und nicht von archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten bestimmt, war daher rückgängig zu machen.
Die Zählung der Abgabeliste wurde beibehalten und ist nunmehr wieder gültig, obwohl die dieser Zählung zugrundeliegende, chronologische Einreihung mehrfach fehlerhaft war. Die zwischenzeitlich gültige Zählung der Zinck-Mattenbergischen Sammlung (ZM) ist jeweils in Klammern mit angegeben.
Die Urkunden Nr. 159, 165, 184-187, 190, 191 und 193 (ZM 611, 618, 637-640, 643, 644 und 646) waren versehentlich in Hildburghausen zurückgeblieben und wurden erst ein Vierteljahr später abgeliefert (Vermerk Koch vom 21. August 1909 im Findbuch ZM).