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Mit Gesetz vom 15. April und 1. Dezember 1868 wurde das Herzogtum in vier Kreise eingeteilt, die auch Selbstverwaltungsbefungnisse erhielten. An ihrer Spitze stand jeweils ein Landrat, dem ein Kreissekretär, ein Assessor, ein Amtsrechnungsrevisor und ein Kreiskassierer beigegeben waren. Als medizinisches Personal unterstand dem Landrat in Saalfeld der Physikus, evtl noch weitere Ärzte in den größeren Orten, sowie Amtswundärzte und Amtstierärzte. In den Kreis Saalfeld gingen die bisherigen Verwaltungsämter Saalfeld, Gräfenthal, Kranichfeld als Exklave und Camburg, ebenfalls Exklave ein. Camburg erhielt einen Sonderstatus und behielt mit der Kreisabteilung Camburg eine eigene, dem Landrat in Saalfeld unterstellte Verwaltung. Die Verwaltungsämter waren 1929 bei der Trennung von Verwaltung und Justiz in den unteren Behörden des Herzogtums Sachsen-Meiningen aus den alten (Justiz-)ämtern hervorgegangen. Diese wurden von einem Oberamtmann geleitet, dem ein Assessor oder Amtssekretär sowie ein Amtsrechnungsrevisor unterstellt waren. Auch ihnen stand medizinisches Personal zur Seite. Die Verwaltungsämter Kranichfeld und Camburg wurden in Personalunion mit den entsprechenden Gerichtsbehörden geleitet. Die Verwaltungsamtsbezirke Saalfeld und Gräfenthal sind bei der Landesteilung von 1826 von Sachsen-Coburg-Saalfeld an Sachsen-Meiningen gekommen, sie umfassen das Gebiet der alten Ämter Saalfeld, Gräfenthal und (Probst-)Zella.
Die Verwaltungsämter, später die Landräte waren für die gesamte innere Landesverwaltung zuständig und unterstanden seit 1848 dem Staatsministerium, Abt. des Innern.
Der Bestand enthält die aus der Verwaltungstätigkeit der Ämter Saalfeld, Gräfenthal, Probstzella und Kranichfeld hervorgegangenen Archivalien, dazu die Überlieferung der Verwaltungsämter Gräfenthal, Kranichfeld und Saalfeld sowie des Landratsamtes Saalfeld. Auch die Akten der für die ehemaligen Ämter jeweils gebildeten Ablösungskommissionen sind hier eingegangen.
Zum Kreis Saalfeld gehörten die Gemeinden und Gemarkungen: Achelstädt, Altsaalfeld, Arnsgereuth, Aue am Berg, Barchfeld, Domäne Kaffenburg, Bernsdorf, Beulwitz, Birkenheide, Birkigt, Bock u. Teich, Brennersgrün, Buchbach, Camburg Catharinau, Creunitz, Crösten, Dorfkulm, Ernstthal, Friedebach, Garnsdorf, Gebersdorf, Gösselsdorf, Gorndorf, Graba, Gräfenthal, Großgeschwenda, Großkochberg, Großneundorf, Gügleben, Hasenthal, Herschdorf, Hoheneiche, Hohenfelden, Hütten, Jehmichen, Jüdewein, Kleingeschwenda, Kleinneundorf, Köditz, Königsthal, Köstitz, Kranichfeld, Langenschade, Lausnitz, Lehesten mit der Gemarkung Herzogliche Schieferbrüche, Lichtenhain, Lichtentanne, Limbach, Lippelsdorf, Lositz, Louisengrün, Marktgölitz, Gabe Gottes, Meernach, Milda, Mosen, Naundorf, Obergölitz, Oberloquitz, Obernitz,. Oberpreilipp, Oberwellenborn, Osthausen, Piesau, Pippelsdorf, Pößneck, Probstzella, Reichenbach b. Gr., Reichenbach b. S., Reichmannsdorf, Remschütz, Riechheim, Röblitz, Rödelwitz, Saalfeld, Schaderthal, Schlaga, Schlettwein, Schloßkulm, Schmiedebach, Schmiedefeld, Sommersdorf, Spechtsbrunn, Stedten, Taubenbach, Treppendorf, Unterpreilipp, Unterwellenborn, Unterwirbach, Vierzehnheiligen, Volkmannsdorf, Wallendorf, Weischwitz, Weißbach, Weißen, Weißenburg, Wickersdorf, Wittmannsgereuth, Witzendorf, Wöhlsdorf, Zopten