N.N. (Stellvertreter: Dr. Uwe Grandke)

Entstanden zu Beginn des 17. Jahrhunderts in Rudolstadt als Archivum commune, in dem ein Sammlungsbestand wichtiger Urkunden den Grundstock für ein gemeinschaftliches Archiv aller Linien des Hauses Schwarzburg bildete. In den drei schwarzburgischen Residenzstädten Arnstadt, Rudolstadt und Sondershausen wurden darüber hinaus Regierungsarchive für die fürstlichen Haus- und Hofbehörden eingerichtet. Sie blieben bis in das 20. Jahrhundert nebeneinander bestehen, obwohl 1853 die Urkunden- und älteren Aktenbestände des Arnstädter Archivs nach Sondershausen verbracht worden waren. Bis zur Aufhebung der Monarchie existierten so neben dem in Rudolstadt eingerichteten Schwarzburgischen Gemeinsamen Archiv (Archivum commune) in Arnstadt das Fürstlich Schwarzburgische Regierungsarchiv, in Rudolstadt das Fürstliche Geheime Archiv und in Sondershausen das Fürstlich Schwarzburgische Landesarchiv.

Nach der Gründung des Landes Thüringen (1920) wurden ab 1923 die staatlichen Archive in Arnstadt, Rudolstadt und Sondershausen als Thüringische Staatsarchive (seit 1926 unter dem Direktor der Thüringischen Staatsarchive in Weimar) fortgeführt. 1929 wurde das Arnstädter Staatsarchiv und 1952 auch das Sondershäuser Landesarchiv aufgehoben. Mit der Überführung der Archivbestände nach Rudolstadt fand der Konzentrationsprozeß für ein schwarzburgisches Zentralarchiv in Rudolstadt seinen Abschluss. Die Staatsarchive wurden 1951 in Landesarchive (unter dem Landeshauptarchiv Weimar) umbenannt. In der Archivorganisation der DDR wurde das Landesarchiv Rudolstadt 1965 als Staatsarchiv für den Bezirk Gera verselbständigt. Nach der Neugründung des Freistaats firmierte es von 1991 bis 2016 als selbstständiges Thüringisches Staatsarchiv. Im Juli 2016 erfolgte die Umstrukturierung zu einer Abteilung des neu gebildeten Landesarchivs Thüringen.

Für die Zeit vor 1918/20 erstreckt sich die historische Zuständigkeit auf die Grafschaften, späteren Fürstentümer Schwarzburg-Rudolstadt und Schwarzburg-Sondershausen und deren Vorgängerterritorien. Im 1920 gegründeten Land Thüringen waren die bestehenden Staatsarchive für staatliche Mittel- und Unterbehörden (einschließlich der Kreisverwaltungsbehörden) in den Landkreisen Arnstadt, Rudolstadt, Saalfeld und Sondershausen zuständig. Nach der Auflösung des Landes (1952) war das Staatsarchiv nur noch zuständig für die bezirklichen Verwaltungseinrichtungen und Staatsbetriebe des Bezirkes Gera (bis 1990).

Im neuen Freistaat Thüringen (ab 1990) umfasst die Zuständigkeit des Staatsarchivs Rudolstadt die mittleren und unteren Landesbehörden und nachgeordnete Behörden des Bundes mit Sitz in der Stadt Gera sowie den Landkreisen Ilm-Kreis (Verwaltungssitz Arnstadt), Saalfeld-Rudolstadt (Verwaltungssitz Saalfeld), Saale-Orla-Kreis (Verwaltungssitz Schleiz) und Saale-Holzlandkreis (Verwaltungssitz Eisenberg).

In die heutige Zuständigkeit des Staatsachivs Rudolstadt im Freistaat Thüringen fallen: die Stadt Jena und die Landkreise Saalfeld-Rudolstadt, Ilm-Kreis, Weimarer Land und Sömmerda (seit 1990).