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Die Bildung des Geheimen Ratskollegiums in Rudolstadt fällt in das Jahr 1712. Die neue Oberbehörde verdankte ihr Entstehen der Absicht des Fürsten Ludwig Friedrich I., die politischen Aufgaben von der Regierung zu trennen und einem besonderen Kollegium zur Verwaltung der "geheimen Sachen", der Außenpolitik und der Hausangelegenheiten, zu übertragen. Es sollte besonders eng an die Person des Fürsten gebunden sein. Seit 1716 liegen Registranden über seine Geschäftstätigkeit vor. Das Kollegium umfasste offensichtlich zunächst nur zwei Personen, die besondere Vertraute des Fürsten waren: den Kanzler Georg Ulrich von Beulwitz, der 1713 als erster fürstlicher Beamter den Titel eines Geheimen Rats erhielt und gleichzeitig die Bezeichnung "Premierministre" trug, und seinen in dieser Eigenschaft seit 1717 nachzuweisenden Sohn, den Regierungsassessor Anton Friedrich von Beulwitz.
Die Trennung der politischen Aufgaben von der laufenden Verwaltungsarbeit mit ihren langwierigen Prozessualien, welche die Arbeit der Regierung lähmten, war eine verwaltungsorganisatorische Frage, die damals auch die kleineren ernestinischen Staaten bewegte, nachdem in den größeren Territorien die Gründung des Geheimen Rats schon im 17. Jahrhundert erfolgt war.
Nach dem Tod des Geheimen Rats und Kanzlers Georg Ulrich von Beulwitz 1723 setzte sich stärker die Kollegialverfassung durch. Das Geheime Ratskollegium blieb die Behörde, durch die der Fürst die Landesverwaltung anwies. Bei den politisch wenig begabten Nachfolgern Friedrich Ludwigs I., den Fürsten Friedrich Anton (1718-1744) und Johann Friedrich (1744-1767), musste somit das Geheime Ratskollegium die Behörde werden, durch welche die Schwarzburg-Rudolstädter Lande regiert wurden.
Bereits seit 1742 ist der Geheime Rat Christoph Leopold von Hertenberg als Mitglied des Geheimen Rats nachzuweisen. Er nahm seit dem Regierungsantritt des Fürsten Johann Friedrich die erste Stelle im Geheimen Ratskollegium ein. Das Geheime Ratskollegium behauptete auch in dieser Zeit seine dominierende Stellung. Die starke Beschäftigung des Geheimen Ratskollegiums auch mit Tagesaufgaben der laufenden Verwaltung verdeutlicht,wie sehr es in dieser Zeit das Herz der Staatsverwaltung bildete.
Für das Geheime Ratskollegium in Rudolstadt trat seit 1830 immer stärker die Bezeichnung Geheimrat-Kollegium auf. Es nahm weiterhin die Stellung einer obersten Behörde ein, aus der die Landeskollegien angewiesen wurden. Damit entsprachen seine Aufgaben ganz denen der zeitgenössischen Staatsministerien, Landesministerien oder Geheimen Ministerien in den ernestinischen Staaten.

Inhalt

1 Fürstenhaus
1.1 Gesamthaus Schwarzburg / Historiographie
Geschichte.- Ältere Linien.- Sondershäuser Linie.

1.2 Persönliches
Geburten.- Eheschließungen.- Todesfälle.- Neujahrswünsche.- Allgemeine persönliche Angelegenheiten.- Erziehung der fürstlichen Kinder.

1.3 Hofhaltung
Allgemeines, Hoflager und Reisen.- Hofmarschallamt.- Hofkeller.- Hofküche.- Marstall.- Hofkapelle.- Hofdienerschaft.

1.4 Privilegien, Freiheiten, Standesangelegenheiten
Primogenitur, Einführung in den Reichsfürstenstand.- Titulaturen.- Regierungsantritte, Huldigungen.- Adelserhebungen (auch nicht schwarzburgische).- Erteilung von Komitiven.- Ordensverleihung.- Adeliges Bernhardinenstift.

1.5 Erbschaften (auch Anwartschaft auf die Herrschaft Jever)

1.6 Besitzungen und Finanzangelegenheiten
Schlösser und Gärten.- Güter.- Sammlungen (Zeughaus, Naturalienkabinett).- Einkünfte und Schulden.- Apanagen.

1.7 Personalnachrichten auswärtiger Häuser
Geburtsanzeigen.- Vermählungsanzeigen.- Todesanzeigen.- Sonstige Gratulationsschreiben.

2 Lehnsangelegenheiten
2.1 Allgemeines
Passivlehen.- Reichslehen.- Böhmische Lehen.- Kursächsische Lehen.- Sachsen-Weimarische Lehen.- Sachsen-Gothaische Lehen.- Kurmainzische Lehen.- Hessische Lehen.- Fuldaische Lehen.- Magdeburgische Lehen.

2.2 Senioratslehen

2.3 Aktivlehen
Allgemeines.- Einzelne Lehngüter (Allendorf mit Bechstedt, Angelroda, Aschau, Auleben, Bendeleben, Berga, Bielen, Birkigt, Blankenburg, Bösleben, Borxleben, Breitenheerda, Breternitz mit Fischersdorf, Burglemnitz, Cordobang, Dienstedt, Dörnfeld an der Heide mit Schönheide und Barigau, Dörnfeld an der Ilm, Döschnitz, Dorfilm, Eichfeld, Eichicht, Elxleben, Esperstedt, Eyba, Geilsdorf, Geunitz, Göllingen, Gräfinau, Griesheim, Großfurra, Großhettstedt, Großliebringen, Herschdorf, Ichstedt, Kelbra, Kindelbrück, Kleingeschwenda, Kleinliebringen, Knobelsdorf, Königsee, Könitz, Laasen, Leimbach bei Mansfeld, Lichstedt, Lichte bei Wallendorf, Lossa, Nauendorf, Neunheilingen, Obernitz, Oldisleben, Positz und Kolba, Quittelsdorf mit Storchsdorf und Unterrottenbach, Reschwitz, Ringleben, Rockensußra, Rosenthal, Rottleben, Rudolstadt [u.a. Heißenhof, Debra, Benndorf], Rüxleben, Schaala, Schlotheim, Schwarza, Schwarzburg mit Sonnewalde und Dissau, Schweinbach, Straußberg mit Wernroda, Tännich, Tannroda, Thalborn, Thaleben, Tilleda, Udersleben, Unterköditz, Utterode, Watzdorf, Weisbach, Weitisberga, Weißenburg mit Kolkwitz, Wickendorf, Wolkramshausen).- Einzelne Personen und Familien.

2.4 Lehngelder.- 2.5 Frondienste (Arbeitersachen, Gesinde).- 2.6 Ablösung von Fronen, Verweigerung.- 2.7 Käufe, Verkäufe.- 2.8 Pachtangelegenheiten (hauptsächlich Kammergüter).- 2.9 Anbau wüster Baustätten.- 2.10 Sondershäusische Orte (hauptsächlich Urbach und Leimbach).

3 Frühere schwarzburgische Besitzungen
Benneckenstein.- Heringen und Kelbra.- Seebergen.- Walkenried.

4 Landstände
Landstände und Landtag.- Bulisiusscher Landstreit

5 Bestallungen
5.1 Allgemeines
Allgemeines.- Gesuche um Dienste und Bestallungen.- Versorgung (Pensionen, Gnadenzeit).- Rangsachen.- Titulaturbestallungen, Prädikate und Ernennungen.

5.2 Behörden
Geheimes Ratskollegium, Kanzler.- Regierung Rudolstadt.- Regierung Frankenhausen.- Kammer Rudolstadt.- Steuerkollegium.- Ilmische Expedition.- Konsistorien.- Justizämter.- Ämter Heringen und Kelbra.- Bergbehörden.- Forstbehörden.- Baubehörden.- Rechnungsämter.- Torschreiber.

5.3 Hofpersonal
Hofbeamte (Hofmarschall, Hofmeister, auch Wittumsräte).- Hofjunker und Kammerjunker.- Pagen.- Hofdienerschaft (Kammerjungen, Kammerdiener, Silberdiener, Heiducken, Läufer, Lakaien, Weibliche Dienerschaft, Hausknechte, Wasserträger).- Hofgärtner.- Hofküche.- Hofkellerei.- Hofbäckerei.- Hofkapelle.- Marstall.- Anerkennung als Hofhandwerker.

5.4 Verschiedene Berufe und Funktionen
Ärzte, Chirurgen.- Bader und Chirurgen.- Boten.- Geistliche (Besetzung von Pfarrstellenm Diakonaten und Bakkalaureaten).- Justizbeamte (vor allem Advokaten).- Laboranten und Olitätenhändler.

6 Auswärtiges - Deutsches Reich
6.1 Allgemeines, Organisatorisches.- 6.2 Ableben von Kaisern, Kaiserwahl und Krönung.- 6.3 Reichsvikariat.- 6.4 Erbfolge, Anwartschaften.- 6.5 Standeserhöhungen.

6.6 Rechtssachen
Reichshofrat.- Reichskammergericht.- Grenz- und Territorialstreitigkeiten.- Rekurse und Beschwerden.

6.7 Militär
Siebenjähriger Krieg.- Reichsgeneralität.- Reichsfestungen.- Finanzangelegenheiten (Reichsmatrikularbeiträge, Römermonate).- Religionsangelegenheiten.- Grafenkollegien (Wetterauer Grafentag, Westfälisches Grafenkollegium).- Angelegenheiten des Hauses Schwarzburg.- Angelegenheiten Kursachsens.- Gesandtschaftsberichte (Regensburg, Wien).- Einzelne Gesandte bzw. Orte.- Angelegenheiten von Gesandten (Bestallungen, Instruktionen u.a.).- Regensburger Reichstag.- Wiener Kongress, Deutscher Bund (mit Vorfeld ab 1803).- Deutscher Bundestag zu Frankfurt am Main.- Druckschriften zu Reichsangelegenheiten und europäischen Angelegenheiten.

7 Auswärtiges - Beziehungen zu einzelnen Staaten
Reuß.- Sachsen-Hildburghausen (auch Sachsen-Altenburg).- Sachsen-Meiningen.- Sachsen-Coburg-Saalfeld.- Sachsen-Gotha.- Sachsen-Weimar (mit Sachsen-Eisenach).- Schwarzburg-Sondershausen.- Gesamthaus Schwarzburg (Korrespondenz mit schwarzburg-sondershäusischen Beamten).- Gesamtkonferenzen - Haus Schwarzburg.- Stolberg.- Bayern.- Braunschweig.- Hannover.- Hessen.- Kurmainz.- Mecklenburg.- Nassau.- Preußen.- Kursachsen.- Württemberg.

8 Militär
8.1 Militär bis 1789
Allgemeines.- Abkommen mit anderen Staaten in militärischen Angelegenheiten, Reichskontingent.- Militärische Ausrüstung (Uniform, Bewaffnung).- Patrouillenwesen (auch Torwachen und militärische Gebäude).- Militärische Belastungen (Kontributionen, Märsche, Einquartierungen, Spanndienste, Lieferungen).- Werbung und Entlassung von Soldaten.- Personalangelegenheiten von Offizieren, Fähnrichen und Unteroffizieren (Bestallung, Ernennung und Entlassung).- Verschiedene Personalangelegenheiten.- Musterlisten, Diensttabellen.- Gerichtliche Unterlagen gegen Militärpersonen.- Desertionen.- Schwarzburgisches Regiment in Mecklenburger Diensten (mit Rostocker Kompanie).- Schwarzburgisches Regiment in holländischen Diensten ab 1748.

8.2 Militär 1790 bis 1850
Militärangelegenheiten im Fürstentum (fürstliches Militär).- Reichskrieg gegen Frankreich.- Rheinbundzeit (Schwarzburgische Kompanie in Spanien).- Befreiungskrieg und Wiener Kongress (Landsturm, Lazarette).- Allgemeine Militärangelegenheiten (1815 bis 1850).

9 Staatsverwaltung
9.1 Regierung
Verordnungen und Mandate.- Kanzleiordnungen.- Eingaben (Interzessionen).

9.2 Landesverwaltung.
Ämter (Blankenburg, Ehrenstein, Frankenhausen, Könitz, Paulinzella, Straußberg).
Orte (Bechstedt, Blankenburg, Döllstedt, Ebeleben, Ehrenstein, Esperstedt, Frankenhausen, Geschwenda, Göllingen, Gräfinau, Großhettstedt, Großliebringen, Günserode, Ichstedt, Immenrode, Kirchhasel mit Unterhasel, Königsee, Leutenberg, Lichte bei Wallendorf, Mehrstedt, Neuhaus am Rennweg, Oberilm, Paulinzella, Ringleben, Rottleben, Rudolstadt, Schlotheim, Seega, Seehausen, Sittendorf, Solsdorf, Stadtilm, Steinsdorf, Straußberg, Teichel, Teichweiden, Thaleben, Thälendorf, Udersleben).
Abzugsgelder, Bürgerrechte, Niederlassung, Pässe, Volljährichkeitserklärungen.- Post.- Münzen, Maße und Gewichte.

10 Archivangelegenheiten
Personal.- Aktenübernahme, Aktenaustausch.- Korrespondenz.- Archivgutverzeichnisse.- Registranden.

11 Polizei
Patrouillenwesen.- Juden.- Bettler.- Vagabunden.- Zigeuner.- Medizinalsachen (Apotheken, Seuchen, Veterinärwesen, Viehseuchen, Abdeckereien).- Vogel- und Scheibenschießen.- Öffentliche Darbietungen (Musikanten, Schauspieler und Komödianten).- Allgemeine Brandsachen und Versicherungen.- Brände in schwarzburgischen Orten (Angelroda, Auleben, Bechstedt, Berga, Blankenburg, Cursdorf, Deesbach, Dittrichshütte, Döhlen, Dorfilm, Dröbischau, Egelsdorf, Ellichleben, Eyba, Frankenhausen, Görsbach, Großgölitz, Haßleben, Heberndorf, Heringen, Hockeroda, Ichstedt, Immenrode, Katzhütte, Keilhau, Kelbra, Königsee, Langewiesen, Leutenberg, Mehrstedt, Milbitz bei Teichel, Neuhaus am Rennweg, Oberwirbach, Rudolstadt, Schlotheim, Schmalenbuche, Schwarzburg, Seebergen, Seega, Seehausen, Sittendorf, Stadtilm, Steinbrücken, Tilleda, Wümbach).- Unterstützung nach Bränden im Ausland.- Unwetterschäden.

12 Rechtspflege
12.1 Oberappellationsgericht Zerbst (Allgemeines, Bestallungen).

12.2 Zivilgerichtsbarkeit
Grenz- und Jurisdiktionsstreitigkeiten.- Irrungen wegen Dienstedt.- Verschiedene Streitsachen.

12.3 Strafjustiz (Untersuchungssachen)
Einzelne Straftatbestände.- Zuchthaus Schwarzburg.

13 Finanzsachen
Kontributionen (siehe auch: Militär).- Schulden und Kapitalien (Passivschulden der Kammer).- Kammersachen.- Rechnungswesen.- Sportelsachen.- Kreditkassen.- Steuern.- Steuerkassen.- Prinzessinnensteuer.- Zinsen (Flur- und Lagerbücher).- Stiftungen.- Kasse für "milde Bestimmungen".- Zölle (Zoll- und Handelsverein).- Lotterien.

14 Bausachen
Chaussée- und Wegebau, auch Eisenbahn.- Wasserbau.- Brückenbau.- Häuserbau.- Schlossbauten und Schlossreparaturen (Cumbach, Ehrenstein, Frankenhausen, Könitz, Leutenberg, Rudolstadt (Heidecksburg), Schwarzburg, Stadtilm).

15 Landesökonomie
Jagd- und Forstwesen (Forstordnungen, Organisation, Holzverkauf, Holzabgabe, Gesuche, Streitsachen, Forstgrenzen, Forst- und Jagdvergehen, Jagdangelegenheiten, Jagdrecht, Wildschäden, Tiergärten, Personal, Finanzangelegenheiten).- Landwirtschaft.- Mühlen.- Fischerei.- Bergbau.- Salzwerke, Salinen.- Hammerwerke, Schmieden, Hütten.- Pottasche- und Ziegelhütten, Salpetergewinnung.- Flößerei.- Porzellanherstellung.- Glashütten.- Textilherstellung.- Seidenherstellung.

16 Handel und Gewerbe
16.1 Innungen (Bäcker, Fleischer, Bader und Barbiere, Zinngießer, Seifensieder, Gerber, Sattler, Glaser, Maurer, Tischler, Zimmerer, Töpfer, Schlosser, Schmiede, Wagner, Drechsler, Tuchmacher, Schuhmacher, Schneider, Zeugmacher und Raschmacher, Leinweber, Nadler, Knopfmacher, Beutler, Uhrmacher, Orgelbauer).

16.2 Jahrmärkte

16.3 Handelswesen
Kaufleute, Kramhandel.- Gaststätten.- Brausachen, Branntweinbrennen.- Buchhandel, Kalenderwesen und Zeitungswesen.

17 Kirche und Religion
Regierungsantritte, Wahl und andere Angelegenheiten hoher Geistlicher.- Verordnungen, auch Kirchenordnungen.- Finanzangelegenheiten.- Differenzen, Klagesachen.- Unterstützungssachen (auch ausländische).- Kirchenpatronat.- Kirchenstände.- Durchführung kirchlicher Handlungen.- Kirchenfeiern.- Druckwerke.- Ehesachen.- Begräbnisse.- Armenwesen (Waisenhaus, wohltätige Anstalten).- Kirchenbauten.- Kirchennachrichten (Bevölkerungsstatistiken) der Unterherrschaft.

18 Bildungswesen
Volksschulen.- Gymnasium Rudolstadt.- Seminar Rudolstadt.- Universitäten und Stipendien.- Bibliotheken.

19 Korrespondenz des Kanzler Christoph Leopold von Hertenberg.