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Der Bestand "Ämter und Ortschaften" entstand wie die übrigen Bestände des Ernestinischen Gesamtarchivs im Zusammenhang mit den durch den Erfurter Teilungsvertrag von 1572 notwendig gewordenen und im Jahr 1583 abgeschlossenen Ordnungsarbeiten am bis dahin überlieferten Archivgut der Ernestiner. Aus dem 16. Jahrhundert existiert noch ein zeitgenössisches, aber heute nicht mehr aktuelles Findbuch von Lucas Weiß und Matthäus Prager über die "Amtssachen" . Das jetzt maßgebliche Findbuch "Ämter und Ortschaften" entstand Ende des 19. Jahrhunderts.

Im Bestand befinden sich hauptsächlich Schriftwechsel der Landesherrschaft mit den Amtsleuten oder zwischen den Amtsträgern über die Beilegung von Streitigkeiten und über die Ausführung von Verwaltungsmaßnahmen in den Ämtern des ernestinischen Territoriums und in deren Ortschaften. Inhaltlich handeln die Unterlagen von Fronen und Triften, Zinsen, Steuern, Mühlensachen, vom Schankwesen, von Grundstücken, Fischerei, Wasserbau, Schuldsachen, Brand- und Wetterschäden. Die Überlieferung deckt lediglich nur einen geringen Teil der Gemeinden und unvollständigen Teil der Ämter des ernestinischen Gebietes ab. Der Bestand gliedert sich nach Ämtern und Ortschaften jeweils alphabetisch.