Nachdem Graf Albrecht 1574 seinen Wohnsitz in Rudolstadt eingerichtet hatte, bildete sich hier allmählich eine Zentralverwaltung für die neue Herrschaft Rudolstadt. Aus den Jahren 1575/1576 sind die ältesten Rechnungslegungen der Rudolstädter Renterei überliefert. Anfang des 17. Jahrhunderts wurde die Zuständigkeit der Renterei Rudolstadt auf die Unterherrschaft Frankenhausen ausgeweitet, jedenfalls enden die Frankenhäuser Rentereirechnungen 1607. Die Renterei Rudolstadt erhielt bereits 1661 eine besondere Behördenordnung und damit eine stärkere Unabhängigkeit von der Kanzlei. 1704 wurde ein Rentkammersekretär ernannt, was auf eine Herauslösung der Renterei aus der Schreibstube der Regierung hinweist. Nach Aufbau einer eigenständigen Kammer wurden diese Verwaltungsaufgaben aus der Obhut der Regierung gelöst und die Renterei der Kammer unterstellt. 1849 wurde die Renterei Rudolstadt aufgelöst, ihre Aufgaben wurden seitdem von der Hauptlandeskasse Rudolstadt wahrgenommen.

Die meisten Unterlagen der Renterei Rudolstadt wurden den Rechnungsbeständen zugeschlagen. Ca. 690 die Rechnungen ergänzenden Akten verblieben allerdings im Geheimen Archiv.

Bearbeitung
Fünf Akten hat Jens Beger in den 1990er Jahren dem Bestand "Varia" zugewiesen und auf Karteikarten erschlossen. Diese wurden nach der Auflösung des Bestandes Varia im Jahr 2002 neu signiert (1-5) und die entsprechenden Karteikarten zu einem Findmittel zusammengeführt, das im November 2016 retrokonvertiert wurde.

Die 690 im Geheimen Archiv verbliebenen Unterlagen hat Rudolf Ruhe in den 1960er Jahren der Provenienz "Renterei Rudolstadt" zugewiesen. Sie wurden nach Ruhes Tod von mehreren Mitarbeitern des Staatsarchivs in den 1980er Jahren mittels Karteikarten erschlossen. Diese Erschließungsangaben wurden nach dem Jahr 2000 in die Erschließungsdatenbank des Staatsarchivs Rudolstadt eingegeben (retrokonvertiert). Frank Esche nahm es auf sich, diese Erschließungsangaben kritisch zu überprüfen und nötigenfalls zu ergänzen. Erst im Herbst 2018 erfolgten die Herauslösung der Unterlagen aus dem Geheimen Archiv und ihre Neugliederung zu dem vorliegenden eigenständigen Provenienzbestand (Nr. 6-695).

Die 2018 erstellte Systematik orientiert sich hinsichtlich der zahlreichen Unterlagen zu Zinsgeschäften (Kapitalleihen) an der in Spuren der Registratur nachvollziehbaren ursprünglichen alphabetischen Ordnung der Geschäftspartner der Renterei Rudolstadt, ohne die kaum nachvollziehbaren Geschäftsbeziehungen zwischen Darlehensgerbern und Darlehensnehmern systematisieren zu können.