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Die erste Akte "Gründung eines Ruhegehaltsverbandes Thüringer Gemeinden und Kreise" datiert zwischen 1921 und 1927 und enthält die Niederschrift über die Gründungsversammlung am 18. Juni 1926 in Weimar. Die Mehrzahl der Akten entstand demnach ab 1926. Vereinzelt sind frühere Dokumente überliefert, so der Geschäftsbericht des Landespensionsverbandes Sächsischer Gemeinden Dresden aus dem Jahr 1919 (Nr. 77). Die Überlieferung endet 1949/50, u. a. mit der Auflösung der Zusatzversorgungskasse für die Gemeinden und Gemeindeverbände des Landes Thüringen 1949 (Nr. 63).
Die 81 Archivalieneinheiten sind in fünf Systematikgruppen untergliedert:
Systematik
1. Allgemeine Tätigkeit des Verbandes und seiner Organe
2. Versorgungsleistungen
3. Haushalts- und Vermögensangelegenheiten
4. Zusatzversorgungskasse
5. Ruhegehaltsverbände anderer deutscher Länder
Bearbeitung
Der Bestand war anhand von Karteikarten erschlossen. Diese wurden Ende 2016 durch eine Dienstleistungsfirma retrokonvertiert. Lediglich offensichtliche Schreibfehler wurden dabei bereinigt. Oben links auf der Karteikarte war die Altsignatur angegeben, die in das entsprechende Feld übernommen wurde. Unten links auf der Karteikarte befand sich die Registratursignatur, die ebenfalls erfasst wurde. Die Karteikarten waren handschriftlich verfasst, weshalb Lesefehler nicht auszuschließen sind. Einige offensichtliche Irrtümer konnten bei der Vorbereitung des Datenexports behoben werden. Ein kompletter Abgleich konnte nicht erfolgen. Bei vermuteten Lesefehlern sollte nochmal die Kartei bzw. anhand der Akte geprüft werden.
Im Oktober 2019 wurden die vorhandenen Daten in das Erschließungsprogramm importiert.
Weimar, Oktober 2019
Dr. Jeannette Godau